Какие документы нельзя вести в электронном документообороте

Электронный документооборот (ЭДО) стал неотъемлемой частью современного бизнеса, позволяя эффективно управлять документами и информацией. Однако не все документы могут быть переведены в электронную форму. В этой статье мы рассмотрим, какие документы нельзя вести в электронном документообороте согласно законодательству и дадим рекомендации по соблюдению требований.

1. Какие документы нельзя вести в электронном документообороте
2. Какие документы не подлежат переносу в электронный документооборот
3. Когда не может осуществляться электронный документооборот
4. Какие документы нельзя перевести в электронный документооборот
5. Рекомендации и выводы
6. FAQ

Какие документы нельзя вести в электронном документообороте

Согласно статье 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), перевод в электронную форму следующих документов в рамках кадрового электронного документооборота не разрешен:

1. Документы, подтверждающие прохождение сотрудником инструктажа по охране труда.
2. Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников.
3. Распоряжения или приказы об увольнении сотрудника.

Какие документы не подлежат переносу в электронный документооборот

Законодательство делает исключение только для следующих кадровых документов, которые не подлежат переносу в электронный документооборот (ЭДО):

1. Приказов об увольнении.
2. Актов о несчастном случае на производстве.
3. Документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.

Когда не может осуществляться электронный документооборот

Электронный документооборот не допускается в отношении документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником. Это связано с необходимостью обеспечения юридической силы и подлинности таких документов.

Какие документы нельзя перевести в электронный документооборот

Исключениями являются документы под роспись, которые не могут быть переведены в электронный документооборот (ЭДО):

1. Трудовые книжки (если работник не дал согласие на ведение трудовой в электронном виде).
2. Акт о несчастном случае на производстве по установленной форме.
3. Приказ (распоряжения) об увольнении работника.
4. Документы (листы ознакомления) о прохождении работником инструктажей по охране труда.

Рекомендации и выводы

Для соблюдения законодательных требований и обеспечения юридической силы документов, следует учитывать следующие рекомендации:

1. Не переводить в электронную форму документы, которые не разрешены законом для ведения в электронном документообороте.
2. Сохранять оригиналы документов, которые не подлежат переносу в ЭДО, в надлежащем порядке и обеспечивать их доступность для сотрудников и контролирующих органов.
3. Получать письменное согласие работника на ведение его трудовой книжки в электронном виде, если такая возможность предусмотрена законодательством.

В заключение, электронный документооборот является эффективным инструментом управления документами, но необходимо соблюдать законодательные ограничения, касающиеся определенных видов документов. Следуя рекомендациям, можно обеспечить соответствие требованиям законодательства и эффективное использование электронного документооборота.

FAQ

1. Какие документы нельзя вести в электронном документообороте?
2. Какие документы не подлежат переносу в электронный документооборот?
3. Когда не может осуществляться электронный документооборот?
4. Какие документы нельзя перевести в электронный документооборот?
5. Какие рекомендации следует учитывать при ведении электронного документооборота?